A Caixa Mágica desenvolveu para a Ordem dos Arquitectos um novo portal para melhorar a experiência e aproximar a Ordem aos seus membros. O portal oferece funcionalidades modernas como a integração com o sistema de certificação de atributos profissionais (SCAP), pedidos e emissão de cédulas profissionais entre outros, visando simplificar e desmaterializar os serviços prestados pela Ordem aos arquitetos, além de atender às recomendações da Agência para a Modernização Administrativa (AMA).
Desafio
A Ordem dos Arquitectos (OA) procurava uma solução para o desenvolvimento do novo Portal dos Arquitectos. Para além de uma certa obsolescência tecnológica do atual Portal, em funcionamento desde 2014, este não suportava ainda a reformulação das secções regionais. De referir também que o objetivo desta solução não passava somente por incrementar os serviços e as funcionalidades disponíveis, mas sobretudo, por posicionar o novo Portal dos Arquitectos como uma porta de entrada e transição para os serviços disponibilizados digitalmente, nomeadamente os serviços de Balcão Único, exigidos e recomendados pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA).
Solução
O foco e desenvolvimento do novo Portal dos Arquitectos assenta na experiência dos utilizadores, com especial relevo, dos membros da OA. O novo Portal responde às suas necessidades de forma simplificada, transparente, intuitiva e integrada com as melhores práticas de modernização administrativa atuais.
As principais funcionalidades deste desenvolvimento incluem a implementação de um sistema de Notificações Automáticas, a integração do novo Portal dos Arquitetos com a utilização do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP), e os pedidos e emissões de certidões profissionais para arquitetos. Tudo isto com o objetivo de melhorar a prestação e a desmaterialização dos serviços oferecidos pela Ordem aos seus membros.
É possível aceder ao portal aqui.
Áreas do Portal
Acesso Público
Responsável pela interação com o utilizador final (visitantes e utilizadores registados) a sua utilização é fácil e intuitiva seguindo os princípios da simplicidade, navegabilidade, responsividade, acessibilidade, consistência, hierarquia visual e experiência do utilizador.
Backoffice: Área de Administrador
The solution ensures an intuitive, adapted and secure Back Office so that all associated services can be provided quickly and effectively. These services are divided into three main areas: Administrator Area, National Governing Council of the Order of Architects (CDN) and OA Secretariat Services, supporting user authentication for accessibility and control purposes.
Frontoffice: Área do Candidato, do Estagiário e do Arquiteto
As áreas de Front Office são destinadas aos membros da OA: candidatos, estagiários e arquitetos. Estas áreas foram concebidas para uma navegação intuitiva e acessível, permitindo um acesso simples e eficaz a serviços como validação por QR Code, pedidos à secretaria, serviços de tesouraria, perfis de utilizador e documentação.
Interoperabilidade do Portal e Serviços Complementares
O Portal da Ordem dos Arquitetos foi desenvolvido para se integrar com outros sistemas e portais. Inclui ligação ao fornecedor de autenticação da AMA, Gestão de Membros e Gestão Documental da OA. Integra ainda serviços do iAP, nomeadamente o SCAP, que permite aos arquitetos assinarem documentos como profissionais validados. Outros serviços incluem a validação por QR Code impresso nas cédulas profissionais e um conjunto de tarefas agendadas.
A solução implementa uma solução SSO, que poderá ser utilizada por diferentes sites da OA. Atualmente o site da Ordem dos Arquitectos reconhece e adapta os conteúdos conforme a secção em que o utilizador arquiteto se encontra inscrito.
Impacto
A implementação do novo Portal dos Arquitectos teve um impacto significativo em vários aspetos da Ordem dos Arquitectos (OA) e na experiência dos seus membros, bem como no cumprimento das recomendações da Agência para a Modernização Administrativa (AMA). Aqui estão alguns dos principais impactos:
Melhoria da Experiência do Utilizador
O novo portal foi projetado tendo em mente a experiência do utilizador, tornando-o mais simples, transparente, intuitivo e acessível, resultando numa melhoria significativa na experiência dos membros da OA, facilitando a realização de tarefas e o acesso a informações.
Modernização Administrativa
O portal atende às melhores práticas de modernização administrativa, alinhando-se com as recomendações da AMA. A OA agora oferece serviços digitais mais eficientes e desmaterializados, agilizando processos e reduzindo a burocracia.
Acesso Simplificado a Serviços
Os membros da OA podem aceder uma ampla gama de serviços diretamente pelo portal, incluindo a solicitação e emissão de cédulas profissionais, validação de QR codes, serviços de tesouraria e outros, tornando-se mais conveniente para os membros aceder e utilizar os serviços da OA.
Interoperabilidade
O portal foi projetado para ser interoperável com vários outros sistemas e portais, como a AMA, a Gestão de Membros, o SCAP e outros. A OA pode colaborar eficientemente com outras entidades e aproveitar as vantagens de sistemas complementares.
Controle e Segurança
O BackOffice intuitivo e seguro permite que a OA gerencie seus serviços de forma eficaz e segura, sendo crucial para garantir que os dados dos membros estejam protegidos e que os serviços sejam entregues de forma eficiente.
Aumento da Proximidade com os Membros
O portal renovado aumentou a proximidade da OA com seus membros, proporcionando respostas mais rápidas às suas necessidades e maior acessibilidade aos serviços da Ordem, fortalecendo o relacionamento entre a OA e os seus membros.
Conclusão
Em resumo, o novo Portal dos Arquitectos teve um impacto positivo na eficiência dos serviços prestados pela OA, na experiência dos membros e no cumprimento das diretrizes de modernização administrativa, fortalecendo a posição da OA como uma organização moderna e orientada para os seus utilizadores.
