Concursos públicos para PME: concorrer sem equipa dedicada

As grandes empresas ganham contratos públicos com uma equipa cujo único trabalho é encontrar e fazer a triagem de concursos. A maioria das PME tem uma pessoa que o faz a par de outra função. É essa a diferença que o ConcursosGov elimina nos concursos públicos para PME: faz a pesquisa e a primeira triagem todos os dias, para que essa pessoa tome as decisões em minutos em vez de perder uma tarde no portal.

Sem novas contratações. Sem departamento de propostas. Sem mudar a forma como escreve propostas. Apenas os concursos que lhe servem, ordenados e resumidos, à espera quando abre a lista.

Porque é que os concursos públicos para PME se perdem antes de alguém concorrer

Nos concursos públicos para PME, raramente é a proposta que falha. As pequenas empresas escrevem muitas vezes propostas muito boas. Perdem mais cedo, de três formas que nada têm a ver com qualidade.

O que muda com o ConcursosGov

A pessoa que trata dos concursos públicos deixa de procurar e passa a decidir. O trabalho que fazia à mão acontece agora antes de abrir a lista.

Concursos públicos para PME, numa semana normal

É assim uma semana numa pequena empresa com o ConcursosGov a funcionar.

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   Segunda de manhã, dez minutos. Os anúncios do fim de semana estão na lista, ordenados. Dois têm score acima de 70. Um é um procedimento aberto, na sua área e avaliado sobretudo pela qualidade.
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   Segunda, mais cinco minutos. Os campos extraídos mostram que o prazo dos esclarecimentos é na quinta-feira seguinte e que a equipa precisa de um especialista em acessibilidade. Marca-o como interessado, anota a lacuna e envia mensagem ao parceiro habitual.
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   Terça-feira. Um colega abre a lista, vê a sua nota e a resposta do parceiro e acrescenta a pergunta que é preciso enviar ao júri. Ninguém reencaminhou nada.
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   Quarta-feira. Um concurso de fornecimento de hardware teve score 25. Marca-o como não interessado com uma linha. Ninguém o volta a abrir.
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   Sexta-feira. Exporta a lista curta em aberto para Excel para a reunião semanal. A reunião discute que concursos ganhar, não que concursos existem.

Nada disto precisa de uma equipa dedicada. Precisa de uma pessoa que já conhece o negócio e de quinze minutos por dia. É isso que torna os concursos públicos para PME realistas, mesmo numa empresa de dez pessoas.

Concursos públicos para PME com um parceiro

Muitas pequenas empresas concorrem a contratos públicos com um parceiro, porque o concurso pede um perfil ou uma capacidade que não têm internamente. A parte difícil é o tempo. Encontrar a lacuna, acertar o acordo e preparar os documentos tem de acontecer tudo antes do prazo.

O ConcursosGov ajuda na primeira parte. Os requisitos de equipa extraídos dos documentos mostram a lacuna no dia em que o concurso aparece, não na página 40 uma semana depois. Fica tempo para contactar um parceiro, enviar um pedido de esclarecimento enquanto a janela ainda está aberta e decidir se a proposta continua a fazer sentido.

As notas em cada concurso mantêm a conversa num só sítio. Quando um colega pega no concurso, vê que parceiro foi contactado, o que ficou combinado e o que ainda está em aberto.

Trazer os colegas para dentro

Numa pequena empresa, os concursos públicos raramente ficam muito tempo com uma só pessoa. O responsável comercial quer ver a lista curta. O responsável técnico tem de confirmar a equipa. Alguém das finanças verifica o preço.

Todos os planos incluem vários utilizadores. Os colegas entram por convite por email e veem a mesma lista, os mesmos scores e as mesmas notas. Ninguém tem de lhes reencaminhar um PDF ou refazer uma folha de cálculo. Cada decisão mostra quem a tomou e quando.

À sexta-feira, a exportação para Excel dá à reunião semanal um único documento com o score, o esforço estimado, os prazos e a decisão de cada concurso em aberto.

Feito para a forma como as equipas pequenas trabalham

O que o score significa para uma equipa pequena

Cada concurso da lista recebe um score de 0 a 100. Por omissão, o tipo de procedimento vale 40 pontos, a correspondência com as suas competências 30, o valor base 15, os critérios de adjudicação não-preço 10 e a localização 5. Cada conta pode ajustar estes pesos.

Numa equipa pequena, vale a pena fazer este ajuste cedo. Uma empresa que ganha pela qualidade e não pelo preço pode dar mais peso aos critérios não-preço, para que os concursos avaliados sobretudo pelo preço desçam na lista. Uma empresa que só trabalha na sua região pode dar mais peso à localização.

O objetivo não é um número perfeito. É uma lista ordenada como a sua empresa a ordenaria, para que os primeiros cinco minutos do dia vão para os concursos certos.

Escolher os primeiros códigos CPV

Os códigos CPV decidem que concursos chegam à sua lista. Vale a pena pensar neles dez minutos antes de o teste começar.

Comece pelo que já ganhou. Os contratos que a sua empresa ganhou têm códigos CPV. São os códigos que as entidades adjudicantes já usaram para descrever o seu trabalho.

Acrescente o que lhe têm enviado. Se recebe anúncios de um serviço de alertas, de um parceiro ou de um cliente, veja os códigos dos que se revelaram relevantes.

Mantenha a primeira lista curta. Uma pequena empresa costuma dar-se melhor com um ou dois códigos bem escolhidos do que com dez demasiado largos. Um código largo enche a lista de concursos a que nunca vai concorrer, o que traz de volta o problema da triagem que o ConcursosGov existe para eliminar.

Durante o teste, esteja atento aos concursos a que teria concorrido e que não apareceram. Cada um aponta para um código em falta. Ao fim de duas semanas, a maioria das pequenas empresas tem uma lista de códigos para manter.

Que plano serve os concursos públicos para PME

A maioria das pequenas empresas precisa de um dos dois primeiros planos. O Solo cobre um código CPV e três utilizadores, o que serve uma empresa cujo trabalho cabe num código dominante. O Starter cobre três códigos e dez utilizadores, a configuração habitual de uma PME especializada com um serviço principal e dois adjacentes. Ambos incluem o score, a leitura dos documentos por IA, o registo de decisões e a exportação para Excel.

A comparação completa, com preços mensais e anuais, está na página de preços. O período de teste mostra-lhe qual precisa antes de pagar o que quer que seja.

O que continua a cargo da sua equipa

O ConcursosGov cobre tudo até à decisão de concorrer. O resto continua a ser trabalho seu. É assim que deve ser.

A sua equipa escreve a proposta, define o preço e prepara os documentos de habilitação que o procedimento pede. A submissão é feita nas plataformas eletrónicas oficiais de contratação pública. O ConcursosGov monitoriza apenas o Portal BASE, por isso os concursos publicados só noutras plataformas ou no TED continuam a precisar de outro caminho.

O que muda é para onde vai o tempo. As horas que iam para encontrar e ler vão agora para as poucas propostas que vale a pena escrever. Numa pequena empresa, essa pode ser a diferença entre concorrer de vez em quando e concorrer com regularidade.

Há um hábito prático que ajuda. Quando um concurso é marcado como não interessado, escreva a razão numa linha: procedimento errado, falta de perfil na equipa, critério só de preço, demasiado longe. Ao fim de alguns meses, essas linhas mostram que tipos de concurso a sua empresa deve deixar de olhar. Os códigos CPV ou os pesos podem então ser ajustados em conformidade.

Perguntas frequentes

O que as pequenas empresas perguntam antes de experimentar o ConcursosGov.

Equipa Caixa Mágica

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