Produktseiten zählen Funktionen auf. Selten beantworten sie die Frage, die Menschen tatsächlich haben: Wie sieht die Nutzung an einem ganz normalen Dienstag aus?
Deshalb begleitet dieser Beitrag eine Ausschreibung durch ConcursosGov, von ihrem Erscheinen im Portal BASE bis zu dem Moment, in dem ein Team beschließt, ein Angebot abzugeben. Dabei durchläuft sie die KI-Analyse der Vergabeunterlagen, die Bewertung und das Entscheidungsprotokoll. Das Verfahren unten ist ein anschauliches Beispiel und keine laufende Ausschreibung. Jeder Schritt, jedes Feld und jeder Bildschirm stammt aus dem echten Produkt.
Das Unternehmen im Beispiel ist ein Softwarehaus in Lissabon. Der Vertrieb besteht aus vier Personen. Eine davon kümmert sich neben ihrer eigentlichen Aufgabe, der Projektumsetzung, um öffentliche Aufträge. Diese Kombination ist der Normalfall. Sie ist auch der Grund, warum die meisten Ausschreibungen zu spät entdeckt werden.
09:12 · Die Bekanntmachung erscheint
Ein öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht ein Verfahren zur Modernisierung eines Online-Serviceportals. Auftragswert 1.100.000 €, Angebotsfrist in 24 Tagen, CPV-Code aus der Abteilung 72, die IT-Dienstleistungen umfasst.
Zu diesem Zeitpunkt ist die Bekanntmachung öffentlich. Jeder kann sie kostenlos lesen. Daran gibt es nichts zu lösen. Das Problem ist die Menge. In derselben Woche erschienen rund neunzig weitere Bekanntmachungen, die meisten zu Straßenbelägen, Reinigungsverträgen und Medizintechnik. Niemand im Unternehmen hat Zeit herauszufinden, welche der neunzig zu ihm passen.
09:40 · Die KI liest die Vergabeunterlagen
Das Unternehmen überwacht drei CPV-Codes. Diese Bekanntmachung passt zu einem davon und landet in der Liste. Dazu gehören die Verfahrensbestimmungen und die Leistungsbeschreibung, zusammen rund achtzig Seiten.
Die KI liest sie, sobald die Bekanntmachung in der Liste erscheint. Die Felder, die über ein Angebot entscheiden, liegen als strukturierte Daten vor, statt dass jemand danach suchen muss. Gelesen wird mit Modellen von Mistral AI, verarbeitet innerhalb der Europäischen Union. Steht ein Wert nicht ausdrücklich in den Unterlagen, bleibt das Feld leer, statt geraten zu werden.
In diesem Beispiel ist die Fachkraft für Barrierefreiheit das Problem. Das Unternehmen hat keine fest angestellt. Diese eine Anforderung steht irgendwo nach Seite 40 der Leistungsbeschreibung. Wer die Unterlagen nach Fristen abarbeitet, stößt am Tag 20 darauf, wenn keine Zeit mehr bleibt, einen Partner ins Boot zu holen.
Hier taucht sie am ersten Tag auf. Aus einer Sackgasse wird eine Entscheidung: Unterauftrag, Partnerschaft oder Verzicht.
09:41 · Die Bewertung liegt vor: 82
Eine Minute später wird die Ausschreibung bewertet. Ein Teil der Bewertung stammt aus dem, was die KI gerade gelesen hat, etwa den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung.
Die Bewertung lautet 82. Für sich genommen wäre diese Zahl nutzlos. Deshalb lässt sie sich in die fünf Faktoren zerlegen, aus denen sie entstanden ist.
Entscheidend ist die Aufschlüsselung, nicht die Zahl. Eine 82 mit starker Kompetenzübereinstimmung und einer Warnung zur Auftragsgröße ist etwas anderes als eine 82, die auf perfekter Größe und schwacher Kompetenzübereinstimmung beruht. Die erste sagt: bieten, mit einem Konsortium im Hinterkopf. Die zweite sagt: allein bieten.
Außerdem kann das Team der Bewertung mit konkreten Gründen widersprechen. Wer weiß, dass der Auftraggeber unabhängig von den angegebenen Gewichtungen meist nach Preis vergibt, kann eine hohe Bewertung übergehen und den Grund festhalten.
Die Ausschreibung mit 25 Punkten und warum
Ein Beitrag, der das Produkt nur Ja sagen lässt, ist wenig wert. In derselben Woche passte ein zweites Verfahren zu einem der CPV-Codes des Unternehmens und erhielt eine Bewertung von 25.
Es ging um die Lieferung robuster IT-Geräte. Auftragswert 912.930 €, also mehr als bei vielen Aufträgen, die das Unternehmen gewonnen hat. Die Bekanntmachung nannte neben dem Code für Geräte auch einen Code für IT-Dienstleistungen, was häufig vorkommt. So passte sie zu einem der drei überwachten Codes. Nach der Bekanntmachung allein schien sie einen Blick wert.
Die Bewertung sagte etwas anderes. Die Aufschlüsselung erklärte in drei Zeilen, warum. Die Kompetenzübereinstimmung war schwach: Gegenstand ist die Lieferung von Hardware, dieses Unternehmen entwickelt Software. Die KI-Analyse zeigte eine Preisgewichtung von 85 %, was jeden Vorteil einer starken Methodik zunichtemacht. Außerdem war es ein nichtoffenes Verfahren mit vorheriger Eignungsprüfung, das jahrelange Referenzen in der Hardwarelieferung verlangte. Die hat das Unternehmen nicht.
Das ist wichtiger als die 82. Für einen Auftrag, der offensichtlich passt, braucht niemand Software, um sich zu begeistern. Eine Woche kostet das Verfahren, das in der Bekanntmachung plausibel aussieht, jemanden achtzig Seiten lesen lässt und sich dann als Hardware-Ausschreibung entpuppt, die fast nur über den Preis entschieden wird. Eine niedrige Bewertung mit sichtbarer Begründung erledigt das in etwa fünfzehn Sekunden.
Es zeigt auch, was die Bewertung nicht ist. Sie sagte nicht, dass der Auftrag schlecht ist. Für einen Hardwareanbieter mit den richtigen Referenzen ist er ein völlig guter Auftrag. Sie sagte, dass dieser Auftrag nicht zu Ihnen passt. Das ist eine andere Aussage und die einzige, die eine Relevanzbewertung treffen darf.
11:15 · Das Team entscheidet
Zurück zur ersten Ausschreibung. Die Person, die sie gefunden hat, markiert sie als interessant und ergänzt eine Notiz: passt gut zur Gewichtung der Methodik, Partner für Barrierefreiheit nötig, prüfen, ob der übliche Subunternehmer verfügbar ist. Autor und Zeitstempel werden automatisch hinzugefügt.
Ihr Kollege sieht die Notiz am Nachmittag, ohne dass jemand etwas weiterleiten muss. Er bestätigt den Subunternehmer. Elf Tage später wechselt die Ausschreibung auf eingereicht.
Das ist der Teil, der am wenigsten spektakulär klingt und sich als der wichtigste erweist. Die andere Version dieser Geschichte besteht aus einem E-Mail-Verlauf, einer Tabelle und einer Begründung, die nur im Kopf einer Person existiert. Sechs Monate später fragt eine Führungskraft, warum das Unternehmen zwei Aufträge in derselben Branche ausgelassen hat. Die dokumentierte Version antwortet in Sekunden. Die erinnerte Version antwortet gar nicht.
Auch die 25 wird festgehalten, markiert als nicht interessant, mit einer einzeiligen Notiz zu den Eignungsanforderungen. Dieser Eintrag kostet nichts. Er verhindert, dass ein Kollege drei Wochen später dieselbe Bekanntmachung öffnet und die Analyse von vorn beginnt.
Was die Plattform verlassen hat
Vor dem wöchentlichen Vertriebsmeeting wird die Liste als .xlsx exportiert: Bewertung, geschätzter Aufwand, Fristen, öffentlicher Auftraggeber und aktuelle Entscheidung, gefiltert auf die noch offenen Verfahren.
Niemand baut dieses Dokument von Hand nach. In einer vollen Woche entscheidet genau das, ob es überhaupt entsteht. Das Meeting widmet sich dann den vier Ausschreibungen, die zählen, statt zu rekonstruieren, welche vier das waren.
Was ConcursosGov nicht getan hat
Es hat das Angebot nicht geschrieben. Es hat nichts eingereicht, denn die Einreichung erfolgt über die vom IMPIC zugelassenen elektronischen Plattformen. Dieser Schritt liegt bewusst außerhalb seines Umfangs. Es hat nicht entschieden, ob geboten wird. Bei einer so spezifischen Lücke sollte es das auch nicht.
Es hat auch das vollständige Lesen nicht ersetzt. Nachdem das Team entschieden hatte zu bieten, las trotzdem jemand die Verfahrensbestimmungen und die Leistungsbeschreibung von Anfang bis Ende. Die KI-Analyse entschied, wohin dieser Aufwand floss.
Außerdem sieht es einiges nicht, was über echte Angebote entscheidet. Ob das Umsetzungsteam in diesem Monat Kapazität hat. Ob das Unternehmen schon mit diesem Auftraggeber gearbeitet hat und wie das lief. Ob ein Wettbewerber als bisheriger Auftragnehmer die ganze Übung zu teurem Theater macht. Eine Bewertung aus veröffentlichten Daten kann nichts davon wissen. Genau deshalb bleibt das letzte Urteil bei den Menschen, die es wissen.
Was es getan hat: den Abstand zwischen der Veröffentlichung einer Bekanntmachung und einer fundierten Entscheidung darüber verkürzt. Dieser Abstand lag früher irgendwo zwischen mehreren Tagen und nie. Hier waren es etwa zwei Stunden.
Häufig gestellte Fragen
Sieben Fragen kommen immer auf, wenn jemand das Produkt an einer echten Ausschreibung sieht. Hier sind die Antworten.
Wie lange nach der Veröffentlichung erscheint eine Ausschreibung in ConcursosGov?
Wie nutzt ConcursosGov KI?
Was misst eine Bewertung von 0 bis 100 eigentlich?
Ersetzt die KI-Analyse das Lesen der Vergabeunterlagen?
Kann sich die KI-Analyse irren?
Warum Entscheidungen zu Ausschreibungen festhalten, an denen Sie nicht teilnehmen?
Kann ConcursosGov das Angebot einreichen?
