Ob man Software entwickeln oder kaufen sollte, wird meist mit zwei Zahlen entschieden, die nicht vergleichbar sind: einem Entwicklungsangebot mit einer Gesamtsumme und einem Abonnement mit einem monatlichen Preis pro Nutzer. Das eine wirkt riesig, das andere belanglos.
Wer ehrlich prüfen will, ob er Software entwickeln oder kaufen soll, braucht beide Linien über denselben Zeitraum, mit allem, was jede nach sich zieht. Individualsoftware hat hohe Einstiegskosten und eine flache Kurve. Ein Abonnement hat niedrige Einstiegskosten und eine Kurve, die mit der Zahl der Mitarbeitenden steigt. Die Frage ist nicht, was günstiger ist. Sie lautet, in welchem Jahr sich die beiden Linien kreuzen und ob Ihr Entscheidungshorizont so weit reicht.
- 80% Abdeckung Ihres Arbeitsablaufs durch ein bestehendes Produkt, ab der Kaufen meist richtig ist
- 2–3× So hoch liegen die Gesamtbetriebskosten im Verhältnis zum ausgewiesenen Abopreis
- 30–100 Tsd. € Hier landen die meisten kleinen und mittleren Individualentwicklungen
- 15–20 % Der Entwicklungskosten pro Jahr, um eigene Software zu warten
Software entwickeln oder kaufen: Was kostet jede Option über fünf Jahre?
Der übliche Fehler bei der Frage, ob man Software entwickeln oder kaufen soll, ist der Vergleich des Einstiegspreises. Standardprodukte haben niedrige Einstiegskosten, reale und unterschätzte Einrichtungskosten, Integrationen, die oft pro Konnektor separat verkauft werden, und laufende Kosten, die mit Nutzern, Volumen und Modulen wachsen. Individualsoftware hat hohe Einstiegskosten, Integrationen, die 20 bis 30 Prozent auf die erste Entwicklung aufschlagen, Hosting für 200 bis 1.500 € pro Monat und jährliche Wartung von 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten.
Die Linie, die die Rechnung verändert, ist die laufende. Ein Abo pro Nutzer wächst, wenn das Unternehmen wächst, also genau dann, wenn das System den meisten Wert schafft. Die Wartung eigener Software ist ein Prozentsatz der Entwicklungskosten und folgt nicht dem Geschäftswachstum. Am meisten überrascht die Einrichtung: Marktreferenzen sehen die Gesamtbetriebskosten beim Zwei- bis Dreifachen des ausgewiesenen Abopreises, wenn Implementierung, Integrationen, Schulung und interne Administration mitgezählt werden. Der beworbene Preis ist der kleinste Teil der Rechnung.
| Option | Kostenkurve | Was dazugehört |
|---|---|---|
| Kaufen | Niedriger Einstieg, steigende Kurve | Die laufenden Kosten wachsen mit dem Unternehmen. Die Kontrolle ist gering, Preiserhöhungen liegen nicht in Ihrer Hand, und wenn Sie nicht mehr zahlen, endet der Zugang. Passt zu gängigen, regulierten Prozessen. |
| Entwickeln | Hoher Einstieg, flache Kurve | 15 bis 20 Prozent pro Jahr für Wartung, dazu Hosting. Volle Kontrolle, und wenn Sie einen Anbieter nicht mehr bezahlen, haben Sie das System trotzdem. Passt zu Prozessen, die differenzieren. |
| Hybrid | Produktkern, entwickelte Ränder | Abonnement plus Wartung. Ein Produkt übernimmt den gemeinsamen Kern und die Compliance, Sie entwickeln die Integrationen und die Oberflächen, die differenzieren. |
Wann ist Kaufen die richtige Entscheidung?
Wenn der Prozess nicht Ihr eigener ist und es auch nicht sein muss. Es gibt ganze Kategorien, in denen Entwickeln Kapitalverschwendung ist: Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Videokonferenzen, Dokumentensignatur, Ticketverwaltung. Diese Prozesse sehen überall gleich aus, sind einheitlich reguliert und haben ausgereifte Produkte mit jahrzehntelanger Investition dahinter.
Der praktische Test ist die Abdeckung. Deckt ein bestehendes Produkt rund 80 Prozent des Arbeitsablaufs ab, kaufen Sie. Die restlichen 20 Prozent werden über den Prozess gelöst, mit einer kleinen individuellen Schicht an den Rändern oder indem man akzeptiert, dass ein Teil weniger elegant bleibt. Drei Signale bestätigen das: Der Prozess ist reguliert und für alle gleich, also gehört die Compliance zum Anbieter; Sie brauchen das in Wochen, und ein konfigurierbares Produkt ist im Einsatz, während eine Entwicklung noch in der Discovery steckt; und der Prozess unterscheidet das Geschäft nicht, also bringt Anderssein keine Rendite.
Wann lohnt sich das Entwickeln?
Wenn der Arbeitsablauf der Grund ist, warum Kunden das Unternehmen wählen, oder wenn kein Produkt passt.
Gibt es eine dritte Option?
Ja, und in der Praxis ist sie die häufigste: den Kern kaufen und darum herum entwickeln. Das übliche Muster ist, für den Kern des Prozesses ein Produkt einzusetzen, das Compliance und Wartung übernimmt, und dann die Schicht zu entwickeln, die differenziert, also Integrationen mit internen Systemen, Oberflächen für die Menschen, die täglich damit arbeiten, und Automatisierungen, die das Produkt nicht vorsieht.
Das erfordert eine nicht verhandelbare Bedingung, die vor der Unterschrift geprüft wird: Das Produkt braucht eine dokumentierte API und die Möglichkeit, Ihre Daten zu exportieren. Ohne das ruht die individuelle Schicht auf etwas, das sich ohne Vorankündigung ändern kann, und aus der hybriden Strategie wird Abhängigkeit.
Was hat KI an der Frage Software entwickeln oder kaufen verändert?
Weniger, als die Anbieter nahelegen, und mehr, als es scheint. Auf der Entwicklungsseite beschleunigen Assistenzwerkzeuge einen Teil der Arbeit, 54 Prozent der Entwickler nutzen sie bereits in ihrem regulären Arbeitsablauf, was die Kosten bei bestimmten Arten von repetitivem Code senkt. Auf der Kaufseite haben fast alle Produkte KI-Funktionen ergänzt, und fast alle berechnen sie separat. KI-Integration kann zudem bis zu 30 Prozent auf die Kosten eines Entwicklungsprojekts aufschlagen, was nahelegt, dass sie auch auf dieser Seite nicht kostenlos ist.
Was sich nicht geändert hat, ist die Struktur der Entscheidung. Entwickeln ist weiterhin teuer im Einstieg und günstig im Unterhalt. Kaufen ist weiterhin günstig im Einstieg und wächst. KI verschiebt beide Kurven leicht und ändert nichts an der Frage, welche zu Ihrem Fall passt.
Wie entscheiden Sie, ob Sie Software entwickeln oder kaufen, ohne Tabellenkalkulation?
Vier Fragen klären die meisten Entscheidungen, ob man Software entwickeln oder kaufen soll, in dieser Reihenfolge gestellt. Die erste mit einer klaren Antwort entscheidet.
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1Ist dieser Prozess der Grund, warum Kunden uns wählen? Wenn ja, entwickeln. Die Kostendiskussion ist zweitrangig gegenüber dem Verlust eines Wettbewerbsunterschieds.
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2Deckt ein Produkt rund 80 Prozent davon ab? Wenn ja, kaufen und den Rest über den Prozess lösen. Deckt es 50 Prozent ab, ist es nicht das richtige Werkzeug, sondern ein ähnliches.
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3Ist das Abo im fünften Jahr bei erwartetem Wachstum noch akzeptabel? Ist die Zahl alarmierend, rechnen Sie den vollständigen Vergleich mit Entwicklung plus Wartung. Vielleicht haben Sie den Schnittpunkt schon überschritten.
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4Was passiert, wenn der Anbieter verschwindet oder den Preis verdreifacht? Lautet die Antwort „dann haben wir ein ernstes Problem“, ist das ein Risiko, das eingepreist werden muss, keine Fußnote.
Was sollte die Entscheidung, Software zu entwickeln oder zu kaufen, festhalten?
Schreiben Sie die Entscheidung auf, auch wenn sie offensichtlich wirkt. In drei Jahren wird jemand fragen, warum das Unternehmen entwickelt oder gekauft hat. Die Personen, die entschieden haben, sind dann vielleicht nicht mehr da, um zu antworten.
Eine Seite reicht. Sie sollte den unterstützten Prozess benennen, die geprüften Produkte und wie viel des Arbeitsablaufs jedes davon abgedeckt hat. Sie sollte die Fünfjahreskosten beider Optionen zeigen, die Ausstiegskosten des gewählten oder verworfenen Produkts und die Annahmen hinter den Wachstumszahlen. Legen Sie die Angebote der Anbieter mit Datum bei.
Sie sollte außerdem eine verantwortliche Person und einen Überprüfungstermin nennen. Die Entscheidung, Software zu entwickeln oder zu kaufen, ist richtig für die Bedingungen, die galten, als sie getroffen wurde. Wenn sich die Nutzerbasis verdoppelt, ein Produkt die fehlende Funktion nachliefert oder der Anbieter seine Preise ändert, prüft jemand am Überprüfungstermin, ob die Antwort noch gilt.
Das Protokoll ist in einer Stunde geschrieben. Ohne es wiederholt das nächste Team die Bewertung von vorn oder geht, schlimmer noch, davon aus, dass die ursprüngliche Begründung noch gilt, obwohl niemand mehr sagen kann, wie sie lautete.
Häufige Fragen
Kosten über die Zeit
Ist es günstiger, Software zu kaufen oder individuell zu entwickeln?
Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten einer Standardsoftware?
Was kostet die Wartung von Individualsoftware nach der Entwicklung?
Die Entscheidung treffen
Was ist die 80-Prozent-Regel?
Wann lohnt sich die Entwicklung von Individualsoftware?
Kann ich beide Ansätze kombinieren?
