A Caixa Mágica desenvolveu para a Ordem dos Arquitectos um novo portal para melhorar a experiência e aproximar a Ordem aos seus membros. O portal oferece funcionalidades modernas como a integração com o sistema de certificação de atributos profissionais (SCAP), pedidos e emissão de cédulas profissionais entre outros, visando simplificar e desmaterializar os serviços prestados pela Ordem aos arquitetos, além de atender às recomendações da Agência para a Modernização Administrativa (AMA).
Desafio
A Ordem dos Arquitectos (OA) procurava uma solução para o desenvolvimento do novo Portal dos Arquitectos. Para além de uma certa obsolescência tecnológica do atual Portal, em funcionamento desde 2014, este não suportava ainda a reformulação das secções regionais. De referir também que o objetivo desta solução não passava somente por incrementar os serviços e as funcionalidades disponíveis, mas sobretudo, por posicionar o novo Portal dos Arquitectos como uma porta de entrada e transição para os serviços disponibilizados digitalmente, nomeadamente os serviços de Balcão Único, exigidos e recomendados pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA).
Solução
O foco e desenvolvimento do novo Portal dos Arquitectos assenta na experiência dos utilizadores, com especial relevo, dos membros da OA. O novo Portal responde às suas necessidades de forma simplificada, transparente, intuitiva e integrada com as melhores práticas de modernização administrativa atuais.
Assim destacam-se, neste desenvolvimento, funcionalidades como a implementação de um sistema de envio de Notificações Automáticas, a articulação do novo Portal dos Arquitetos com a utilização do sistema de certificação de atributos profissionais (SCAP) e pedidos e emissão de cédulas profissionais para os Arquitetos a fim de reforçar a disponibilização e desmaterialização dos serviços prestados pela Ordem aos seus associados.
É possível aceder ao portal aqui.
Áreas do Portal
Acesso Público
Responsável pela interação com o utilizador final (visitantes e utilizadores registados) a sua utilização é fácil e intuitiva seguindo os princípios da simplicidade, navegabilidade, responsividade, acessibilidade, consistência, hierarquia visual e experiência do utilizador.
Backoffice: Área de Administrador
A solução assegura um BackOffice intuitivo, ajustado e seguro, de forma a que todos os serviços associados possam ser prestados célere e eficazmente. Estes serviços dividem-se por 3 áreas principias: Área do Administrador, do CDN (Conselho Diretivo Nacional da Ordem dos Arquitectos) e dos Serviços de Secretaria da OA suportando um sistema de autenticação dos respetivos utilizadores para efeitos de acessibilidade e controlo.
Frontoffice: Área do Candidato, do Estagiário e do Arquiteto
As áreas Frontoffice do Portal são utilizadas pelos membros da OA: candidatos, estagiários e arquitetos. Também estas com navegabilidade intuitiva e acessível de modo a que os serviços associados a estas, como validação de QR code, pedidos de secretaria, serviços de tesouraria, perfil do utilizador e documentação estejam devidamente acessíveis e eficientes para o utilizador, ajudando-o a realizar todos os processos e objetivos pretendidos de forma clara e eficaz.
Interoperabilidade do Portal e Serviços Complementares
Contempla-se a ligação do Portal da Ordem dos Arquitectos com outros sistemas e portais, nomeadamente: ligação com fornecedor de autenticação da AMA, com a Gestão de Membros e a Gestão Documental da OA; com os serviços da iAP, designadamente o SCAP que permite aos Arquitetos assinar documentos como Arquitetos validados na Ordem; com o sistema de produção de cédulas profissionais; Como serviços complementares ao desenvolvimento do novo portal destacam-se também a implementação de serviço de validação dos códigos QR impressos nas cédulas profissionais dos arquitetos e a implementação de um conjunto de tarefas programadas.
A solução implementa uma solução SSO, que poderá ser utilizada por diferentes sites da OA. Atualmente o site da Ordem dos Arquitectos reconhece e adapta os conteúdos conforme a secção em que o utilizador arquiteto se encontra inscrito.
Impacto
A implementação do novo Portal dos Arquitectos teve um impacto significativo em vários aspetos da Ordem dos Arquitectos (OA) e na experiência dos seus membros, bem como no cumprimento das recomendações da Agência para a Modernização Administrativa (AMA). Aqui estão alguns dos principais impactos:
Melhoria da Experiência do Utilizador
O novo portal foi projetado tendo em mente a experiência do utilizador, tornando-o mais simples, transparente, intuitivo e acessível, resultando numa melhoria significativa na experiência dos membros da OA, facilitando a realização de tarefas e o acesso a informações.
Modernização Administrativa
O portal atende às melhores práticas de modernização administrativa, alinhando-se com as recomendações da AMA. A OA agora oferece serviços digitais mais eficientes e desmaterializados, agilizando processos e reduzindo a burocracia.
Acesso Simplificado a Serviços
Os membros da OA podem aceder uma ampla gama de serviços diretamente pelo portal, incluindo a solicitação e emissão de cédulas profissionais, validação de QR codes, serviços de tesouraria e outros, tornando-se mais conveniente para os membros aceder e utilizar os serviços da OA.
Interoperabilidade
O portal foi projetado para ser interoperável com vários outros sistemas e portais, como a AMA, a Gestão de Membros, o SCAP e outros. A OA pode colaborar eficientemente com outras entidades e aproveitar as vantagens de sistemas complementares.
Controle e Segurança
O BackOffice intuitivo e seguro permite que a OA gerencie seus serviços de forma eficaz e segura, sendo crucial para garantir que os dados dos membros estejam protegidos e que os serviços sejam entregues de forma eficiente.
Aumento da Proximidade com os Membros
O portal renovado aumentou a proximidade da OA com seus membros, proporcionando respostas mais rápidas às suas necessidades e maior acessibilidade aos serviços da Ordem, fortalecendo o relacionamento entre a OA e os seus membros.
Conclusão
Em resumo, o novo Portal dos Arquitectos teve um impacto positivo na eficiência dos serviços prestados pela OA, na experiência dos membros e no cumprimento das diretrizes de modernização administrativa, fortalecendo a posição da OA como uma organização moderna e orientada para os seus utilizadores.